Как да изпращате и получавате факсове онлайн без факс машина или телефонна линия

Някои бавни фирми и държавни агенции може да не приемат документи по имейл, което ви принуждава да ги изпратите по факс. Ако сте принудени да изпратите факс, можете да го направите от компютъра си безплатно.

По-рано разгледахме начини за електронен подпис на документи, без да ги отпечатваме и сканираме. С този процес можете да подписвате цифрово документ и да го изпращате по факс на бизнес - всичко това на вашия компютър и без да е необходим печат.

Как работят факс машините (и защо са толкова неудобни)

Това не е толкова лесно, колкото би трябвало да бъде. Всички факс машини са свързани към обикновените стари телефонни линии. Когато използвате стандартен факс апарат, той изпраща телефонно обаждане до посочения от вас номер. Факсът на номера на местоназначение отговаря и документът се предава чрез телефонно обаждане.

Този процес е измислен преди интернет и изглежда смешно архаичен в този момент. За да извърши факс, човек може да напише документ, да го разпечата и сканира във факс машината, която го изпраща по телефонната линия. След това лицето, което получава факса, може да сканира факсирания документ и да го превърне обратно в цифров файл. Те са изминали пълен кръг - документът е изпратен от един компютър на друг компютър с много допълнителна работа и загубено качество на изображението.

СВЪРЗАНИ: Как да подписвате по електронен път PDF документи без да ги отпечатвате и сканирате

В идеалния случай ще можете да изпратите документ по имейл или по-сигурен онлайн метод. Много фирми смятат, че факсът е сигурен метод за предаване на документи, но всъщност не е - ако някой е подслушвал телефонната линия, той би могъл лесно да прихване всички документи, изпратени по факс.

Няма начин да се свържете с факс машина директно през Интернет, тъй като факс машината е свързана само с телефонни линии. За да извършим факс онлайн, ще ни трябва някакъв шлюз, който приема документи през интернет и предава документа на факс машина. Тук идват услугите по-долу. Дайте им документ и те ще свършат досадната работа по набиране на факс машината и изпращане на документа ви по телефонната линия.

Можете да изпращате факсове само с вашия компютър, но ...

Можете да пропуснете услугите по-долу, разбира се. Microsoft Windows дори съдържа приложение за факс и сканиране, което ви позволява да изпращате факсове. Уловката е, че ще ви е необходим компютър, свързан към телефонната линия - да, това означава, че ще ви е необходим модем за комутируем факс. Ще ви е необходима и стационарна телефонна връзка и ще трябва да кажете на хората да стоят извън телефона, когато изпращате факсове, точно както в старите комутируеми интернет дни. Разбира се, ако факсирате много, можете да платите специална телефонна линия за факс - това може дори да е необходимо, ако получавате много факсове.

Това очевидно не е идеално. Разбира се, ако трябва да изпратите доста факсове, продължете и си купете факс машина или модем и го свържете към стационарния си телефон. Но вероятно не е нужно да изпращате и получавате факсове толкова често - надяваме се просто да изпращате факс от време на време, когато се натъкнете на организация, която е останала в миналото.

Сканирайте документа или използвайте съществуващ цифров файл

СВЪРЗАНИ: Как да сканирам документи в PDF с камерата на вашия Android телефон

Основният процес е прост. Първо, ще трябва да сканирате документа, който искате да изпратите по факс, точно както щеше да изпратите този документ по имейл. ако нямате скенер, разположен наоколо, може да опитате да го сканирате с вашия смартфон. Ако документът вече е файл на вашия компютър, поздравления - не е нужно да сканирате нищо.

С документа, който вече е в цифров вид, можете да го изпратите до служба, която ще свърши досадната работа за вас.

Изпращайте факсове онлайн, безплатно

Има толкова много онлайн факс услуги, че е трудно да се вземе информирано решение за това кой да изберете. Първото нещо, което трябва да имате предвид, е какъв потребител сте, колко често ще изпращате факсове и какви функции имате нужда.

Мощен потребител: RingCentral Fax

Ако непрекъснато ще изпращате чувствителни факсове или работите за компания и се опитвате да изберете услуга, RingCentral Fax, която е частично собственост на Cisco и AT&T, е може би най-добрият избор за вашите нужди, особено след като те имат много страхотни функции за сигурност и поддръжка за множество потребители с отделни факс линии.

Той има всички функции, които можете да си представите, включително интеграции с Outlook, Google Drive, Dropbox, Box и дори можете да получите безплатен номер. Той също така има много защитни функции, които биха били полезни за бизнеса или хората, които предават защитена информация.

Разбира се, ако просто искате да изпратите няколко факса, можете да се запишете за един от техните евтини планове ... и след това просто да анулирате след месец или два.

Случайни потребители

Ако е необходимо да изпратите случайни факсове, препоръчваме да се регистрирате за безплатен пробен период на MyFax, който ще ви позволи да изпратите до 100 страници, което е повече страници на месец, отколкото повечето хора трябва да изпращат по факс годишно. Ако се налага често да изпращате факсове, можете да надстроите до обикновен план.

Получаване на факсове

Ако все пак трябва да получавате факсове, ще трябва да се регистрирате за платена услуга. Услугата ще трябва да установи специален телефонен номер за вашата факс линия, а това струва пари. RingCentral, MyFax и много други услуги ще направят това, ако платите.

СВЪРЗАНИ: Как да подписвате по електронен път PDF документи без да ги отпечатвате и сканирате

За щастие поне трябва да можете да получите безплатен пробен период - RingCentral предлага 30 дни безплатно получаване на факс, например.

Има много услуги за факс, които трябва да използвате и ако просто трябва да изпратите от време на време факс, можете да го направите безплатно, но ако искате да получите факс, в крайна сметка ще трябва да се регистрирате за пробен акаунт . Винаги можете да откажете, ако искате.

Кредит за изображение: Мат Джигинс на Flickr, Дейвид Фогтъл на Flickr