Как да използвам прекъсвания в Microsoft Word за по-добро форматиране на вашите документи

Случвало ли ви се е да се борите с форматирането на дълъг документ, изглеждащ така, както искате във всеки раздел? Нека да разгледаме инструмента за почивки в Word и да видим как можете да използвате паузи, за да форматирате документите си по-добре.

Word включва толкова много функции, че е лесно да се пренебрегнат някои, които могат да бъдат точното нещо, което търсим. Повечето от нас са използвали прекъсвания на страници в Word, но Word включва и няколко други почивки, за да ви помогне да форматирате вашите документи. Нека да разгледаме всяка почивка и да видим как можете да ги използвате във вашите документи.

Къде се крият всички почивки?

Ако използвате Office 2007 или 2010, можете да вмъкнете Прекъсване на страницата от раздела Вмъкване . Всички останали прекъсвания са изброени в раздела Page Layout . Щракнете върху бутона Прекъсвания и ще видите всички 7 от прекъсванията на страниците и секциите, които можете да използвате в Word.

Добре, сега сте готови да добавите почивки към вашия документ. Ето какво може да направи всеки от тях:

Разделител на страница

Прекъсването на страницата е това, което повечето от нас са използвали и можете да го добавите от раздела Вмъкване или Разпределение на страница. Както вероятно вече знаете от опит, прекъсванията на страници стартират само на следващата страница; цялото форматиране ще се запази същото от оригиналната страница до новата. Използвайте това, когато искате просто да започнете да пишете на нова страница, но искате форматирането да остане същото.

Прекъсване на колона

Писали ли сте някога документ с много колони и сте искали последният ред в колоната да премине към следващия ред? Можете просто да натиснете Enter още няколко пъти, но тогава форматирането ви ще бъде объркано, ако редактирате текста си. По-добрият начин е да вмъкнете прекъсване на колона. Това ще ви премести в следващата колона, оставяйки предишния си текст в първата колона. Ако се върнете назад и добавите още текст към първата колона, той просто ще продължи надолу в същата колона, освен ако не добавите достатъчно, за да го препълните.

Опаковане на текст

Искате ли текст с надписи около снимка? Изберете текста до картината и изберете Опаковане на текст . Това ще ви позволи да запазите този текст заедно с последователно форматиране и ще прекара останалата част от документа около този раздел.

Следваща страница, прекъсване на раздела и четни / нечетни прекъсвания

Според нас най-важното прекъсване е прекъсването на следващата страница . За разлика от стандартното прекъсване на страницата , тази опция ви премества на следващата страница и ви дава напълно отделно форматиране в новия раздел. Прекъсванията на четните и нечетните страници ви позволяват да вмъкнете прекъсване на раздел и съответно да преминете към следващата четна или нечетна страница, така че лесно можете да форматирате документите си за лява и дясна страница в книга. Алтернативно, непрекъснатата почивка прави същото, без да ви поставя на нова страница.

Искате ли да превключите от текст от 2 колони към единична колона или искате да приложите нова схема на шрифт само на заглавната страница? Това е почивката, която ще искате. Сега можете да форматирате пълен документ с корица, съдържание и препратки, всички със собствено уникално форматиране, но запазени в същия документ.

Използване на раздели на секции с долни колонтитули

Форматирането на долните колонтитули отнема малко повече работа. По подразбиране долните колонтитули на вашите документи ще имат същото съдържание дори на страници с прекъсвания на раздели. За да промените това, щракнете двукратно върху горен или долен колонтитул в новия раздел на вашия документ и щракнете върху бутона Link to Previous, за да изключите свързването. Сега долните и долните колонтитули ще бъдат напълно уникални между разделите на вашите документи.

Можете също така да изберете просто да запазите първата си страница или вашите нечетни и четни страници с различни долни колонтитули и горни колонтитули. За да направите това, поставете отметка в съответното квадратче на Options в раздела Footer and Header Design .

Сега можете да се възползвате от всички различни видове прекъсвания на документи, за да форматирате документите си точно както ви е необходимо. Microsoft често споменава, че 90% от потребителите използват само 10% от функциите в Office. Надяваме се, че това ще ви помогне да се възползвате от малко повече функции на Office, за да улесните форматирането на документи.