Как да създадете пощенски етикети в Word от списък на Excel

Може да използвате Microsoft Excel, за да организирате пощенски списък добре. Когато обаче се подготвите за отпечатване на пощенски етикети, ще трябва да използвате сливане на поща, за да ги създадете в Word от вашия списък на Excel. Ето как.

Първа стъпка: Подгответе вашия пощенски списък

Ако вече сте създали пощенски списък в Excel, тогава можете спокойно да пропуснете този тест. Ако все още не сте създали списъка, въпреки липсата на функцията за етикети на пощенския код в Excel, ние все още силно препоръчваме да използвате Excel, тъй като е по-добре да организирате и поддържате данни, отколкото да използвате таблица Word.

Първото нещо, което трябва да направите, е да създадете заглавка на колона, съответстваща на данните, които влизат във всяка колона. Поставете тези заглавия в първия ред на всяка колона.

Кои заглавки ще включите зависи от информацията, която планирате да използвате в пощенските етикети. Заглавията винаги са хубави, но е важно да знаете коя титла преминава човек, преди да създадете етикетите. Също така, ако вашият списък е за компании, а не за отделни хора, можете да пропуснете заглавията „Име“ и „Фамилия“ и вместо това просто да отидете с „Име на компанията“. За да илюстрираме правилно стъпките, ще използваме личен пощенски списък в този пример. Нашият списък ще включва следните заглавки:

  • Първо име
  • Фамилия
  • Адрес на улица
  • Град
  • Щат
  • Пощенски код

Това е стандартната информация, която ще намерите на пощенските етикети. Можете дори да вмъкнете изображения в пощенските етикети, ако искате, но тази стъпка ще дойде по-късно в Word.

СВЪРЗАНИ: Как да създавам и отпечатвам етикети в Word

След като приключите със създаването на заглавките, продължете и въведете данните. След като приключите, вашият списък трябва да изглежда по следния начин:

Продължете и запазете списъка си и нека се насочим към Microsoft Word.

Стъпка втора: Настройте етикети в Word

Отворете празен документ на Word. След това преминете към раздела „Mailings“ и изберете „Start Mail Merge“.

В падащото меню, което се показва, изберете „Етикети“.

Ще се появи прозорецът „Опции на етикета“. Тук можете да изберете марката на етикета и номера на продукта. След като приключите, щракнете върху „OK“.

Контурите на етикета ви вече ще се показват в Word.

Забележка: Ако контурите на етикета ви не се показват, отидете на Дизайн> Граници и изберете „Преглед на линиите на мрежата“.

Стъпка трета: Свържете работния си лист с етикетите на Word

Преди да можете да прехвърлите данните от Excel към етикетите си в Word, трябва да свържете двете. Върнете се в раздела „Mailings“ в документа на Word, изберете опцията „Select Recipients“.

Ще се появи падащо меню. Изберете „Използване на съществуващ списък“.

Ще се появи Windows File Explorer. Използвайте го, за да намерите и изберете файла на вашия пощенски списък. С избрания файл щракнете върху „Отваряне“.

Ще се появи прозорецът „Избор на таблица“. Ако имате няколко листа в работната си книга, те ще се появят тук. Изберете този, който съдържа вашия списък. Уверете се, че сте активирали опцията „Първият ред данни съдържа заглавки на колони“, ако още не е и след това кликнете върху „OK“.

Вашите етикети вече са свързани с вашия работен лист.

Стъпка четвърта: Добавете полета за сливане на поща към етикетите

Сега е време да добавите полетата за сливане на поща в етикетите на Word. Изберете първия етикет, превключете към раздела „Mailings“ и след това щракнете върху „Address Block“.

В прозореца “Insert Address Block”, който се появява, щракнете върху бутона “Match Fields”.

Ще се появи прозорецът „Match Fields“. В групата „Задължително за блокиране на адреси“ се уверете, че всяка настройка съвпада с колоната във вашата работна книга. Например „Име“ трябва да съвпада с „Име“ и т.н. След като потвърдите, че всичко е настроено правилно, щракнете върху „OK“.

Върнете се в прозореца „Insert Address Block“, проверете визуализацията, за да се уверите, че всичко изглежда добре, и след това щракнете върху „OK“

<> ще се появи в първия ви етикет.

Върнете се обратно в раздела „Mailings“ и след това щракнете върху „Update Labels“.

След като бъде избран, <> трябва да се появи във всеки етикет.

Сега сте готови да извършите обединяването на пощата.

Стъпка пета: Извършване на обединяване на поща

Сега да наблюдаваме как се случва магията. В раздела „Mailings“ кликнете върху „Finish & Merge“.

От падащото меню, което се показва, изберете „Редактиране на отделни документи“.

Ще се появи прозорецът „Обединяване с нов документ“. Изберете „Всички“ и след това щракнете върху „OK“.

Списъкът ви от Excel сега ще бъде обединен в етикетите в Word.

Остава само да разпечатате етикетите си и да изпратите пощата си!