Как да защитите с парола документи и PDF файлове с Microsoft Office

Microsoft Office ви позволява да шифровате вашите документи на Office и PDF файлове, като позволява на никой дори да не преглежда файла, освен ако няма парола. Съвременните версии на Office използват сигурно шифроване, на което можете да разчитате - ако приемете, че сте задали силна парола.

Инструкциите по-долу се отнасят за Microsoft Word, PowerPoint, Excel и Access 2016, но процесът трябва да бъде подобен в други скорошни версии на Office.

Колко сигурна е защитата с парола на Microsoft Office?

Функциите за защита на паролата на Microsoft Office в миналото се влошиха. От Office 95 до Office 2003 схемата за криптиране беше много слаба. Ако имате документ, защитен с парола с Office 2003 или по-ранна версия, паролата може лесно и бързо да бъде заобиколена с широкодостъпен софтуер за разбиване на пароли.

С Office 2007 Microsoft се зае по-сериозно със сигурността. Office 2007 премина към Advanced Encryption Standard (AES) със 128-битов ключ. Това се счита за сигурно и означава, че Office вече използва реално, силно криптиране, за да защити вашите документи, когато зададете парола. Тествахме функцията за PDF криптиране и установихме, че тя използва 128-битово AES криптиране и в Office 2016.

СВЪРЗАНИ: Какво е криптиране и защо хората се страхуват от него?

Има две големи неща, за които трябва да внимавате. Първо, защитени са само пароли, които напълно криптират документа. Office също ви позволява да зададете парола на „Ограничаване на редактирането“ на файл - на теория, позволявайки на хората да преглеждат файл, но не и да го редактират без парола. Този тип парола може лесно да бъде разбит и премахнат, което позволява на хората да редактират файла.

Също така криптирането на Office работи добре само ако записвате в съвременни формати на документи като .docx. Ако запишете в по-стари формати на документи като .doc - които са съвместими с Office 2003 и по-стари версии - Office ще използва по-старата, несигурна версия на криптирането.

Но докато запазвате файловете си в съвременните формати на Office и използвате опцията „Шифроване с парола“ вместо опцията „Ограничаване на редактирането“, вашите документи трябва да са защитени.

Как да защитя с документ с Office парола

За да защитите с парола документ на Office, първо го отворете в Word, Excel, PowerPoint или Access. Щракнете върху менюто „Файл“ в горния ляв ъгъл на екрана. В информационния екран щракнете върху бутона „Защита на документа“ и изберете „Шифроване с парола“.

Бутонът е наречен само „Защита на документа“ в Microsoft Word, но е наречен нещо подобно в други приложения. Потърсете „Protect Workbook“ в Microsoft Excel и „Protect Presentation“ в Microsoft PowerPoint. В Microsoft Access просто ще видите бутон „Шифроване с парола“ в раздела Информация. В противен случай стъпките ще работят по същия начин.

ЗАБЕЛЕЖКА: Ако искате само да ограничите редактирането на документа, можете да изберете „Ограничаване на редактирането“ тук, но както казахме, това не е много сигурно и може лесно да бъде заобиколено. По-добре е да шифровате целия документ, ако можете.

СВЪРЗАНИ: Как да създадете силна парола (и да я запомните)

Въведете паролата, с която искате да шифровате документа. Тук ще искате да изберете добра парола. Слабите пароли могат лесно да бъдат познати чрез взлом на софтуер, ако някой получи достъп до документа.

Предупреждение : Ще загубите достъп до документа, ако някога забравите паролата си, затова я пазете! Microsoft съветва да запишете името на документа и паролата му и да го съхранявате на сигурно място.

Когато документът е шифрован, ще видите съобщението „За да се отвори този документ е необходима парола“ на екрана с информация.

Следващия път, когато отворите документа, ще видите полето „Въведете парола за отваряне на файл“. Ако не въведете правилната парола, изобщо няма да можете да видите документа.

За да премахнете защитата с парола от документ, щракнете върху бутона „Защита на документа“ и изберете отново „Шифроване с парола“. Въведете празна парола и щракнете върху „OK“. Office ще премахне паролата от документа.

Как да създам PDF файл, защитен с парола

Можете също да експортирате документ на Office в PDF файл и да защитите този PDF файл с парола. PDF документът ще бъде шифрован с паролата, която сте предоставили. По някаква причина това работи в Microsoft Word, но не и в Excel.

За целта отворете документа в Microsoft Word, щракнете върху бутона „Файл“ и изберете „Експортиране“. Щракнете върху бутона „Създаване на PDF / XPS“, за да експортирате документа като PDF файл.

Щракнете върху бутона "Опции" в долната част на диалоговия прозорец за запис, който се появява. В долната част на прозореца с опции активирайте опцията „Шифроване на документа с парола“ и щракнете върху „OK“.

Въведете паролата, с която искате да шифровате PDF файла, и след това щракнете върху „OK“.

Когато приключите, въведете име за PDF файла и щракнете върху бутона „Публикуване“. Office ще експортира документа в защитен с парола PDF файл.

Предупреждение : Няма да можете да видите PDF файла, ако забравите паролата. Не забравяйте да го следите или ще загубите достъп до вашия PDF файл.

Ще трябва да въведете паролата на PDF файла, когато го отворите. Например, ако отворите PDF файла в Microsoft Edge - преглед на PDF по подразбиране за Windows 10 - ще бъдете помолени да въведете паролата, преди да можете да я видите. Това работи и в други PDF четци.

Тази функция може да помогне за защита на особено чувствителни документи, особено когато ги съхранявате на USB устройство или в онлайн услуга за съхранение като Microsoft OneDrive.

Шифроването на пълен диск като Device Encryption и BitLocker на компютър с Windows или FileVault на Mac е по-сигурно и безболезнено за защита на всички документи на вашия компютър, особено ако компютърът ви бъде откраднат.