Как да подписвате по електронен път PDF документи без да ги отпечатвате и сканирате

Документ ви е изпратен по имейл и трябва да го подпишете и да го изпратите обратно. Можете да разпечатате документа, да го подпишете и след това да го сканирате обратно и да го изпратите по имейл. Но има по-добър, по-бърз начин.

Ще ви покажем как бързо да добавите подписа си към всеки PDF документ, като го запазите като стандартен PDF файл, който може да се чете навсякъде. Можете да направите това на Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - каквато и платформа да предпочитате.

Електронни подписи, а не цифрови подписи

  1. Windows : Отворете PDF файла в Adobe Reader и щракнете върху бутона „Попълване и подписване“ в десния прозорец.
  2. Mac : Отворете PDF файла в Preview, щракнете върху бутона Toolbox, след което щракнете върху Sign
  3. iPhone и iPad : Отворете прикачения PDF файл в Mail, след което щракнете върху „Маркиране и отговор“, за да подпишете.
  4. iPhone и Android : Изтеглете Adobe Fill & Sign, отворете PDF файла и докоснете бутона Подпис.
  5. Chrome : Инсталирайте разширението HelloSign, качете вашия PDF и щракнете върху бутона Подпис.

Първо, нека да оправим малко терминология. Тази статия разглежда електронните подписи, а не цифровите подписи, които са нещо съвсем друго. Цифровият подпис е криптографски защитен и потвърждава, че някой с вашия частен ключ за подписване (с други думи вие) е видял документа и го е упълномощил. Това е много сигурно, но и сложно.

Електронният подпис, от друга страна, е просто изображение на вашия подпис, насложено върху PDF документ. Можете да го правите с всякакви приложения и това е, което повечето хора ще изискват, когато ви изпратят документ за подпис. Изпратете им PDF файл с цифров подпис и те няма да знаят какво да направят. За много фирми простото приемане на подписани документи по имейл, вместо да ви принуждават да ги изпращате по факс, е огромен технологичен скок.

Сигурни сме, че посочените по-долу методи не са напълно сигурни - но също така не се отпечатва нещо, надписва се върху него с писалка и след това се сканира отново. Поне това е по-бързо!

Windows: Използвайте Adobe Reader

СВЪРЗАНИ: Най-добрите PDF четци за Windows

Въпреки че Adobe Reader не е най-лекият PDF преглед, той е един от най-пълните с функции и всъщност има отлична поддръжка за подписване на PDF документи. Други четящи PDF четци могат да предлагат тази функция, но обикновено изискват да закупите платена версия, преди да използвате техните функции за подпис.

За да подпишете документ с помощта на Adobe Reader, първо отворете PDF документа в приложението Adobe Acrobat Reader DC. Щракнете върху бутона „Попълване и подписване“ в десния прозорец.

Щракнете върху бутона „Подпис“ в лентата с инструменти и изберете „Добавяне на подпис“, за да добавите подписа си в Adobe Acrobat Reader DC.

Ако трябва да добавите друга информация към документа, можете да използвате другите бутони в лентата с инструменти, за да го направите. Например можете да въведете текст или да добавите отметки, за да попълните формуляри, като използвате бутони в лентата с инструменти за попълване и подписване.

Можете да създадете подпис по един от трите начина. По подразбиране Adobe Reader избира „Type“, за да можете да въведете името си и да го превърнете в подпис. Това няма да изглежда като истинският ви подпис, така че вероятно не е идеален.

Вместо това вероятно ще искате да изберете „Draw“ и след това да нарисувате подписа си с помощта на мишката или сензорния екран. Можете също да изберете „Изображение“, ако искате да подпишете лист хартия, да го сканирате със скенер и след това да добавите вашия писмен подпис в Adobe Reader. (Да, това изисква сканиране, но трябва да направите това само веднъж, след което можете да използвате този подпис върху всички документи, които подписвате по електронен път в бъдеще.)

След като създадете подпис, щракнете върху „Приложи“, за да го приложите към документа. Оставете отметката „Запазване на подпис“ и можете бързо да добавите този подпис в бъдеще.

Поставете подписа си там, където искате, с мишката и щракнете, за да го приложите. Ако сте избрали да запазите подписа си, в бъдеще ще го намерите лесно достъпен в менюто „Подписване“.

За да запазите подписания си PDF документ, щракнете върху Файл> Запазване и изберете място за файла.

Mac: Използвайте визуализация

СВЪРЗАНИ: Използвайте приложението за визуализация на вашия Mac, за да обединявате, разделяте, маркирате и подписвате PDF файлове

Потребителите на Mac имат по-голям късмет от потребителите на Windows. Приложението Preview, включено в macOS, има интегрирани функции за подписване на документи. Благодарение на отличните тракпад, вградени в MacBooks, всъщност можете да нарисувате подписа си на тракпада с един от пръстите си, за да го въведете в Преглед. На нов MacBook с тракпад „Force Touch“ това е дори чувствително на натиск, което позволява още по-точни подписи.

Можете също така просто да подпишете лист хартия и да го „сканирате“ с уеб камерата си, ако предпочитате да създавате подписа си по старомоден начин (или ако имате iMac без тракпад).

За да подпишете документ, отворете PDF документ в Preview (това трябва да е приложението по подразбиране, което се отваря, когато щракнете двукратно върху PDF файл, освен ако не сте го променили). Щракнете върху бутона „Показване на лентата с инструменти за маркиране“ с формата на кутия с инструменти и след това щракнете върху бутона „Подпис“ в лентата с инструменти, която се показва.

Ще бъдете подканени да създадете подпис, като плъзнете пръста си върху тракпада или като подпишете лист хартия и го сканирате с уеб камерата си. Заснемете подписа си веднъж и Preview ще го запомни за в бъдеще.

След като заснемете подпис, можете да го изберете в менюто, което се появява, след като щракнете върху бутона „Подпис“. Вашият подпис се прилага като изображение, което може да се влачи и да се преоразмерява, за да се побере в документа.

Другите опции в лентата с инструменти ви позволяват да пишете текст и да рисувате фигури в документа, като ви позволяват да попълвате формуляри, ако е необходимо.

Когато сте готови, щракнете върху Файл> Запазване, за да запазите PDF файла, като приложите подписа си към файла. Вместо това можете да щракнете върху Файл> Дубликат, за да създадете копие на PDF файла и да запазите промените си в ново копие на файла, без да променяте оригинала.

Ако не харесвате Preview по някаква причина, можете да използвате Adobe Reader DC и на Mac. Ще работи точно като подписване на документ в Windows, така че вижте инструкциите в раздела за Windows за информация за това.

iPhone и iPad: Използвайте Mail или Adobe Fill & Sign

СВЪРЗАНИ: Как да подписвате документи и да маркирате прикачени файлове в iOS Mail

На iPhone или iPad можете да подписвате документи, като използвате функцията за маркиране в приложението iOS Mail. Ако имате Mac и използвате Preview за подписване на документи, вашият подпис всъщност ще се синхронизира от вашия Mac с вашия iPhone или iPad, така че не е нужно да го създавате втори път.

Тази функция е удобна, но работи само ако искате да подписвате документи в приложението Mail. Например може да ви бъде изпратен PDF документ по имейл и може да се наложи да го подпишете и да го изпратите обратно по имейл.

За да направите това, ще трябва да получите имейл с прикачен PDF файл, докоснете PDF прикачения файл и щракнете върху иконата с форма на маркировка и отговор в долния десен ъгъл на екрана, докато преглеждате PDF файла.

След това ще можете да добавите подпис, като докоснете бутона за подпис в долния десен ъгъл на екрана. Можете също да пишете текст и да рисувате върху документа, ако желаете.

Когато докоснете „Готово“, приложението Mail автоматично ще създаде отговор на имейла с прикрепен подписан документ. Можете да въведете имейл съобщение и след това да изпратите подписания документ.

 

Въпреки че това е удобно, то работи само в приложението Mail, така че е много ограничено. Ако искате да направите това от друго приложение, ще ви е необходимо приложение за подписване на трета страна.

Тук има доста опции, но ние харесваме приложението Adobe Fill & Sign на Adobe, което ви позволява да подписвате неограничен брой документи безплатно. Той дори може да заснема снимки на хартиени документи с вашия фотоапарат, така че можете да създавате цифрови копия на хартиени форми. Можете да подпишете документ, като пишете на сензорния екран с пръст или стилус, а също така ви позволяват да въвеждате текст в PDF документи, за да ги попълвате.

За да получите PDF документ от друго приложение в Adobe Fill & Sign, намерете PDF файла в друго приложение, докоснете бутона „Споделяне“ и изберете приложението Adobe Fill & Sign. След това можете да докоснете бутона за подпис, за да подпишете лесно документа. Когато сте готови, докоснете бутона „Споделяне“ в Adobe Fill & Sign, за да изпратите подписания документ на друго приложение.

 

Ако сте бизнес, който търси по-пълнофункционален инструмент, или ако просто не харесвате Adobe Sign & Fill, ние също харесваме SignNow. Работи много добре и ви позволява да подписвате документи с пръст. Можете да подпишете до пет документа на месец безплатно, но след това той изисква месечна абонаментна такса. Това обаче е добра алтернатива.

Android: Използвайте Adobe Fill & Sign

Android не се предлага с вградено приложение, което може да направи това. Вместо това ще трябва да използвате приложение на трета страна. Подобно на iPhone и iPad, ние харесваме Adobe Fill & Sign, който ви позволява да подписвате неограничен брой документи на месец безплатно. Той може също така да заснема снимки на хартиени документи с вашия фотоапарат, за да можете да ги подписвате по електронен път.

След като инсталирате приложението, можете да отворите PDF документи в приложението и да докоснете бутона за подпис, за да ги подпишете. След това можете да споделите подписания документ с друго приложение, като докоснете бутона „Споделяне“.

 

Подобно на iOS, ние също препоръчваме SignNow, ако искате нещо малко по-изпълнено с функции и сте готови да платите (тъй като предлага само до пет подписа месечно безплатно).

Chromebook: Използвайте HelloSign

На Chromebook ще намерите разнообразни услуги за уеб подписване, които работят за вас. Харесваме HelloSign, който предлага добър уеб интерфейс, както и приложение за Chrome, което се интегрира с Google Drive. Тя ви позволява да подписвате до три документа на месец безплатно.

Основният уеб интерфейс на HelloSign ви позволява лесно да качвате PDF документи и да ги подписвате, като рисувате подписа си или качвате изображение. След това можете да изпратите подписания документ по имейл директно на някого или да го изтеглите и да правите каквото искате с него.

Ако не ви харесва HelloSign, DocuSign работи добре и на Chromebook, предлагайки приложение, което се интегрира с Google Drive за подписване, и разширение за браузър, което ви позволява да подписвате документи от Gmail. Но DocuSign не предлага никакви безплатни подписи. SignNow предлага и приложение за Chrome за Google Диск и разширение за Gmail, но приложението и разширението не са толкова добре прегледани.

Linux: Това е сложно

Това е малко по-трудно за Linux, тъй като официалната версия на Adobe Reader за Linux беше прекратена. Дори старите, остарели версии, налични за Linux, нямат тази функционалност, нито популярните интегрирани PDF зрители като Evince и Okular.

Може да опитате уеб-базиран инструмент като HelloSign, обсъден в горния раздел на Chromebook, за най-лесното изживяване.

Ако искате да използвате настолно приложение, Xournal е може би най-удобният инструмент за подписване на PDF файлове в Linux. Той може да анотира PDF файлове, като добавя изображения към тях. Първо ще трябва да създадете изображение на подписа си - подпишете лист хартия, сканирайте го във вашата Linux система и го почистете. Потенциално можете просто да заснемете снимка с камерата на вашата уеб камера или смартфон. Може да искате да го промените в GIMP, така че да има прозрачен фон или просто да сте сигурни, че сте подписали бял лист хартия и че фонът е изцяло бял.

Инсталирайте Xournal от инструмента за инсталиране на софтуера на вашата дистрибуция на Linux, отворете PDF файла и щракнете върху менюто Инструменти> Изображение. Това ще ви позволи да вмъкнете изображението на вашия подпис и можете да го преместите и преоразмерите, ако е необходимо, за да се побере в полето за подпис.

Трябва да сканирате и създадете файл с изображение е малко досадно, но можете да използвате този метод за бързо подписване на документи в бъдеще, след като сте получили добро изображение на вашия подпис.

Кредит за изображение: Тим Пиърс на Flickr